Ouvrir ou tenir un restaurant soulève une question fréquente : la caisse enregistreuse est-elle obligatoire ? La réponse tient en une nuance juridique, à laquelle s'ajoutent des règles précises héritées de la loi anti-fraude en vigueur depuis le 1er janvier 2018.
La caisse enregistreuse est-elle obligatoire au restaurant ?
La loi n'impose pas de posséder une caisse enregistreuse. En revanche, dès lors qu'un restaurateur assujetti à la TVA enregistre les règlements de ses clients particuliers avec un logiciel ou un système de caisse, cet outil doit être conforme depuis le 1er janvier 2018.
Autrement dit, l'obligation ne porte pas sur l'achat d'une caisse, mais sur la conformité de l'outil d'encaissement dès qu'il existe. En pratique, un restaurant qui sert plusieurs dizaines de couverts par service a tout intérêt à s'équiper d'un logiciel certifié.
Sans logiciel : le livre de caisse reste admis
Un restaurateur qui n'utilise aucun outil informatisé peut tenir ses recettes sur un livre de caisse, complété au jour le jour. L'obligation de conformité née au 1er janvier 2018 ne vise que les logiciels et systèmes de caisse.
Cette voie manuscrite montre vite ses limites au-delà de quelques dizaines de couverts par service : ventilation des taux de TVA à la main, additions séparées, remises à retracer. C'est pourquoi la question du logiciel conforme se pose dans la quasi-totalité des restaurants.
La conséquence de la nuance est directe : le choix ne porte pas sur le fait d'avoir une caisse, mais sur la conformité de l'outil retenu. Un logiciel non conforme expose à une amende de 7 500 € par logiciel, quand une caisse certifiée démarre à 0 € chez shopcaisse jusqu'à 100 tickets par mois.
Les quatre conditions d'un logiciel de caisse conforme
Depuis le 1er janvier 2018, un logiciel de caisse sécurisé doit garantir quatre qualités : l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données d'encaissement (article 286 du code général des impôts).
Concrètement, une vente enregistrée ne peut plus être modifiée ni supprimée sans laisser de trace, et les données doivent rester archivées et consultables en cas de contrôle. Ces quatre piliers forment le socle de la certification NF525, en vigueur depuis 2016 chez shopcaisse.
Ces quatre conditions, les preuves admises depuis le 21 février 2026 et les sanctions associées sont réunies dans notre guide des obligations du logiciel de caisse.
La note de restaurant : ticket, note et identification du client
Pour un client professionnel, le justificatif attendu dépend du montant. En dessous de 25 € HT, un simple ticket suffit. Entre 25 et 150 € HT, une note en bonne et due forme est requise.
Au-delà de 150 € HT, l'identification du client devient obligatoire sur la note. Et si un client assujetti demande une facture, l'opération bascule dans la facturation électronique, avec le numéro SIREN du client.
En pratique, la caisse doit produire trois justificatifs différents selon le contexte : ticket sous 25 € HT, note entre 25 et 150 € HT, note avec identification au-delà de 150 € HT. Une caisse qui applique ces seuils automatiquement évite les oublis en plein service.
Le ticket de caisse imprimé à la demande depuis 2023
Depuis le 1er août 2023, l'impression systématique du ticket de caisse a pris fin (loi AGEC, décret n° 2023-237). Le ticket n'est imprimé que si le client le demande.
Pour un restaurant, cette règle de 2023 réduit le papier et fluidifie l'encaissement. Un logiciel de caisse moderne propose l'envoi du ticket par voie dématérialisée, tout en gardant l'impression à la demande.
Le ticket dématérialisé, envoyé par mail ou par QR code, conserve la même valeur de justificatif pour le client. À l'échelle d'un service de plusieurs dizaines de couverts, la règle du 1er août 2023 se traduit par des rouleaux de papier thermique en moins chaque semaine.
TVA en restauration : la ventilation par la caisse
En restauration, le taux de TVA dépend du produit et du mode de consommation : 10 % pour la vente à consommer sur place, et 5,5 % pour certains produits vendus à emporter. Un même établissement jongle donc avec plusieurs taux chaque jour.
C'est là qu'une caisse conforme fait gagner du temps : elle ventile automatiquement chaque vente par taux de TVA. Cette ventilation alimente aussi la clôture journalière, le ticket Z, qui servira au e-reporting à partir du 1er septembre 2027.
Cette ventilation ne sert pas qu'à la déclaration : notes et factures doivent détailler les montants par taux de TVA. Une caisse conforme reporte ces lignes automatiquement sur chaque justificatif, du ticket sous 25 € HT à la note au-delà de 150 € HT.
Ce qui arrive : facture électronique et e-reporting
Deux échéances concernent les restaurateurs. Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, notamment celles de leurs fournisseurs.
Au 1er septembre 2027, l'émission de factures électroniques et le e-reporting s'étendent aux PME, TPE et micro-entreprises. La caisse transmet alors les données agrégées journalières via une plateforme agréée. shopcaisse produit ces données ; l'envoi passe par des plateformes agréées partenaires, car shopcaisse n'émet pas de factures B2B en natif.
Un point propre aux restaurateurs : leur activité relève des prestations de services, pour lesquelles la TVA est exigible à l'encaissement. À ce titre s'ajoute un e-reporting des données de paiement, avec les montants encaissés agrégés par jour. Là encore, la caisse fournit les données et la plateforme agréée les transmet.
Le contenu transmis reste des agrégats journaliers : bases HT par taux, TVA correspondante et nombre de transactions du jour, sans aucune donnée personnelle des clients. Notre guide du e-reporting depuis la caisse enregistreuse détaille ce que contient chaque dépôt.
L'exemple d'une brasserie de 60 couverts
Prenons une brasserie de 60 couverts qui fait aussi de la vente à emporter le midi. Sa caisse ventile chaque ligne automatiquement : formules servies en salle à 10 %, certains produits à emporter à 5,5 %. Sans logiciel, cette ventilation serait recalculée à la main chaque soir.
Un client professionnel déjeune pour 38 € HT : la caisse édite une note, requise entre 25 et 150 € HT. Une table d'entreprise règle 180 € HT : l'identification du client s'ajoute sur la note, comme l'exige le seuil des 150 € HT.
À la clôture, le ticket Z consolide la journée par taux de TVA. C'est exactement la matière du e-reporting attendu au 1er septembre 2027 : la brasserie qui tient déjà ce rituel quotidien n'aura pas de nouveau réflexe à apprendre.
Côté fournisseurs, la même brasserie devra pouvoir recevoir leurs factures électroniques dès le 1er septembre 2026, comme toute entreprise assujettie à la TVA. Choisir sa plateforme agréée de réception avant cette date complète la préparation, la caisse restant une solution compatible qui alimente le dispositif.
shopcaisse pour les restaurateurs
shopcaisse est une application de caisse certifiée NF525 depuis 2016, pensée d'abord pour la restauration : gestion des tables, partage d'addition, envoi en cuisine. La page caisse enregistreuse restaurant détaille ces usages.
Pour la conformité, la page certification NF525 et notre dossier caisse enregistreuse obligatoire en 2026 font le tour des preuves à conserver. L'échéance suivante est expliquée sur la page caisse enregistreuse 2027.
Côté budget, un logiciel de caisse shopcaisse reste gratuit jusqu'à 100 tickets par mois, sans limite de temps. Les offres au-delà figurent sur la page tarifs.