Z de caisse | Notice Shopcaisse
Introduction
Le Z de caisse est un rapport de clôture qui récapitule les ventes et encaissements d'une période. Il permet de vérifier les totaux par mode de paiement, de contrôler l'écart de caisse et d'archiver les données pour le suivi comptable. Ce document est essentiel pour la conformité fiscale en France et pour la gestion financière quotidienne.
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Accès :
- Back-office → Ma journée → Mon Z
- Caisse → Ma journée
Consulter le Z de caisse depuis le back-office
- Aller dans Ma journée → Mon Z.
- Sélectionner la journée à consulter en haut à droite.
- Consulter le récapitulatif des ventes et des encaissements par mode de paiement.
- Filtrer sur un employé pour obtenir un Z individuel.
- Cliquer sur un ticket pour en afficher le détail.
- Cliquer sur Exporter ou Imprimer selon le besoin.
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Le filtre par employé permet d'éditer un Z spécifique à chaque vendeur, utile pour le contrôle individuel des ventes.
Consulter le Z de caisse depuis la caisse
- Ouvrir Ma journée sur la caisse.
- Sélectionner la journée souhaitée.
- Aller dans Actions sur ma journée.
- Choisir Imprimer ou Exporter le Z global ou par employé.
- Ouvrir un Z pour retrouver les tickets rattachés et leur détail.
Contenu du Z de caisse
| Rubrique | Description |
|---|---|
| Totaux par mode de paiement | Espèces, carte, chèque, tickets restaurant, autres |
| Récapitulatif des ventes | Chiffre d'affaires HT, TVA, total TTC |
| Ventilation par TVA | Détail par taux appliqué |
| Tickets rattachés | Liste des tickets émis sur la période, avec accès au détail |
| Ventes par employé | Détail des encaissements réalisés par chaque vendeur |
Exporter ou imprimer le Z
Depuis le back-office
- Ouvrir le Z de la journée souhaitée.
- Cliquer sur Exporter (PDF, CSV) ou Imprimer.
Depuis la caisse
- Ouvrir Ma journée → Actions sur ma journée.
- Choisir Imprimer le Z ou Exporter le Z.
- Sélectionner le format global ou par employé.
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Le format CSV est adapté à la transmission à un expert-comptable ou à l'import dans un logiciel comptable.
Cas particuliers
Conformité fiscale française
🚨
Important : En France, le Z de caisse est obligatoire pour la conformité fiscale et doit être archivé. Sa génération quotidienne assure la traçabilité exigée par l'administration.
Écart de caisse
⚠️
Les montants affichés dans le Z doivent correspondre aux espèces réellement présentes en caisse. Toute différence constitue un écart de caisse à documenter.
Historique non modifiable
🚨
Les Z de caisse antérieurs sont consultables mais ne peuvent pas être modifiés. Vérifier tous les montants avant toute clôture.
Questions fréquentes
Pourquoi mes totaux du Z de caisse ne correspondent pas aux espèces en caisse ?
Un écart entre le Z et les espèces physiques signale une erreur de caisse : rendu de monnaie incorrect, oubli de saisie ou prélèvement non enregistré. Recompter le fond de caisse et vérifier les mouvements d'espèces (entrées, sorties, prélèvements) enregistrés dans la journée.
Comment exporter mon Z de caisse pour mon expert-comptable ?
Depuis le back-office, ouvrir Ma journée → Mon Z, sélectionner la journée, puis cliquer sur Exporter au format PDF ou CSV. Le fichier peut ensuite être transmis directement à l'expert-comptable.
Puis-je modifier ou annuler un Z de caisse après sa clôture ?
Non. Une fois généré, un Z de caisse est figé et ne peut être ni modifié ni annulé. Il reste consultable dans l'historique à titre d'archive.
Quel est le délai de conservation légale des Z de caisse en France ?
Les documents comptables, dont le Z de caisse, doivent être conservés 6 ans minimum au titre du Code de commerce, et 10 ans dans certains cas fiscaux. Shopcaisse conserve l'historique de manière permanente dans le back-office.
Le Z de caisse est-il obligatoire pour les paiements sans espèces (carte, chèque) ?
Oui. Le Z de caisse récapitule l'ensemble des encaissements, tous modes de paiement confondus. Il est obligatoire même en l'absence totale de paiements en espèces.
Puis-je générer un Z par employé ?
Oui. Depuis le back-office, utiliser le filtre par employé. Depuis la caisse, choisir l'option Z par employé dans Actions sur ma journée.
Que faire si j'oublie de clôturer une journée ?
Le Z reste accessible dans Ma journée et peut être consulté ou exporté à tout moment sur la journée concernée. Il est toutefois recommandé de clôturer chaque jour pour éviter tout mélange de données entre périodes.
Voir aussi
→ Ma journée
→ Gestion des employés
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